Conservate i campioni dopo l'analisi?

La conservazione dei campioni e' una delle pietre miliari dell'accreditamento ISO/IEC 17025 (clausole 7.4 e 7.10). Permette di ripetere l'analisi in caso di contestazione, di rispondere a richieste di approfondimento del cliente o dell'autorita' competente, di gestire eventuali non conformita' rilevate dopo la refertazione. Le modalita' di conservazione devono pero' essere coerenti con la stabilita' del parametro analizzato.

Tempi di conservazione per matrice

Perche microbiologico e Legionella non si conservano

Per i parametri microbiologici la conservazione non ha senso scientifico: la composizione della flora batterica si modifica entro poche ore, i microrganismi muoiono o si moltiplicano in modo non rappresentativo. La norma UNI EN ISO 19458 e i metodi ISO 9308, ISO 7899 e UNI EN ISO 11731 prescrivono l'analisi entro 24-48 ore dal prelievo. Una contro-analisi richiede un nuovo prelievo, non l'analisi del campione conservato.

Smaltimento dei campioni esauriti

I campioni esauriti vengono classificati come rifiuti speciali secondo il D.Lgs. 152/2006 (Testo Unico Ambientale): codici CER 16 05 06 (sostanze chimiche di laboratorio contenenti sostanze pericolose) o 16 05 09 (sostanze non pericolose), a seconda della matrice e degli additivi utilizzati. Lo smaltimento avviene tramite trasportatori e impianti autorizzati con compilazione del FIR/RENTRI tracciato.

Conservazione per uso giudiziario

I campioni associati a una procedura di catena di custodia (art. 354-355 c.p.p. per accertamenti irripetibili) vengono conservati a -20 C, sigillati con verbale fotografico, fino alla chiusura del procedimento giudiziario o all'autorizzazione esplicita dell'autorita' giudiziaria allo smaltimento. Questa procedura e' coperta da apposita informativa privacy collegata al procedimento.

Tracciabilita interna

• Ogni campione riceve un codice univoco al momento dell accettazione
• Le posizioni in cella frigo sono mappate e auditate mensilmente
• Le temperature di conservazione sono registrate in continuo con allarmi
• Lo smaltimento e registrato nel sistema gestionale con riferimento al lotto
• Il personale che movimenta i campioni e identificato in log immutabili

Catena del freddo e datalogger

Ogni cella frigorifera e congelatore in cui sono stoccati i campioni e' presidiato da datalogger calibrato (incertezza tipica 0,3 C) che registra la temperatura ogni 5 minuti e invia allarme via SMS al responsabile tecnico in caso di scostamento di piu' di 2 C dal set point per oltre 30 minuti. I dati sono conservati per 5 anni come evidenza ai fini dell'accreditamento. Questo garantisce che la stabilita' del campione conservato sia documentata oggettivamente, non solo dichiarata.

Riservatezza fisica del campione

Il campione fisico contiene informazioni: l'etichetta riporta il committente, l'indirizzo del punto, la data di prelievo. Per questo le aree di accettazione e stoccaggio sono ad accesso ristretto, videosorvegliate e accessibili solo dal personale autorizzato con badge personale. I codici di accesso vengono ruotati semestralmente e ogni ingresso viene registrato in log conservato per 12 mesi (Provvedimento Garante 27/11/2008 sui log degli amministratori di sistema applicato per analogia).