Conservate i campioni dopo l'analisi?

La conservazione dei campioni e' una delle pietre miliari di un laboratorio con processi tecnici documentati. Permette di ripetere l'analisi in caso di contestazione, di rispondere a richieste di approfondimento del cliente o dell'autorita' competente, di gestire eventuali non conformita' rilevate dopo la refertazione. Le modalita' di conservazione devono pero' essere coerenti con la stabilita' del parametro analizzato.

Tempi di conservazione per matrice

Perche microbiologico e Legionella non si conservano

Per i parametri microbiologici la conservazione non ha senso scientifico: la composizione della flora batterica si modifica entro poche ore, i microrganismi muoiono o si moltiplicano in modo non rappresentativo. La norma UNI EN ISO 19458 e i metodi ISO 9308, ISO 7899 e UNI EN ISO 11731 prescrivono l'analisi entro 24-48 ore dal prelievo. Una contro-analisi richiede un nuovo prelievo, non l'analisi del campione conservato.

Smaltimento dei campioni esauriti

I campioni esauriti vengono classificati come rifiuti speciali secondo il D.Lgs. 152/2006 (Testo Unico Ambientale): codici CER 16 05 06 (sostanze chimiche di laboratorio contenenti sostanze pericolose) o 16 05 09 (sostanze non pericolose), a seconda della matrice e degli additivi utilizzati. Lo smaltimento avviene tramite trasportatori e impianti autorizzati con compilazione del FIR/RENTRI tracciato.

Conservazione per uso giudiziario

I campioni associati a una procedura di catena di custodia (art. 354-355 c.p.p. per accertamenti irripetibili) vengono conservati a -20 C, sigillati con verbale fotografico, fino alla chiusura del procedimento giudiziario o all'autorizzazione esplicita dell'autorita' giudiziaria allo smaltimento. Questa procedura e' coperta da apposita informativa privacy collegata al procedimento.

Tracciabilita interna

• Ogni campione riceve un codice univoco al momento dell accettazione
• Le posizioni in cella frigo sono mappate e auditate mensilmente
• Le temperature di conservazione sono registrate in continuo con allarmi
• Lo smaltimento e registrato nel sistema gestionale con riferimento al lotto
• Il personale che movimenta i campioni e identificato in log immutabili

Catena del freddo e datalogger

Ogni cella frigorifera e congelatore in cui sono stoccati i campioni e' presidiato da datalogger calibrato (incertezza tipica 0,3 C) che registra la temperatura ogni 5 minuti e invia allarme via SMS al responsabile tecnico in caso di scostamento di piu' di 2 C dal set point per oltre 30 minuti. I dati sono conservati per 5 anni come evidenza documentale del sistema qualita' interno. Questo garantisce che la stabilita' del campione conservato sia documentata oggettivamente, non solo dichiarata.

Riservatezza fisica del campione

Il campione fisico contiene informazioni: l'etichetta riporta il committente, l'indirizzo del punto, la data di prelievo. Per questo le aree di accettazione e stoccaggio sono ad accesso ristretto, videosorvegliate e accessibili solo dal personale autorizzato con badge personale. I codici di accesso vengono ruotati semestralmente e ogni ingresso viene registrato in log conservato per 12 mesi (Provvedimento Garante 27/11/2008 sui log degli amministratori di sistema applicato per analogia).