Risposta breve
I referti vengono conservati per dieci anni dalla data di emissione, come richiesto dall'accreditamento ISO/IEC 17025 e dalla normativa fiscale italiana. Sono sempre disponibili nell'area cliente e ristampabili su richiesta.
La conservazione decennale dei rapporti di prova e' uno degli obblighi cardinali di un laboratorio accreditato. Risponde a esigenze diverse e cumulative: conformita' all'accreditamento ISO/IEC 17025 (clausola 8.4 sui controlli sulle registrazioni), normativa fiscale (art. 2220 c.c. per le scritture contabili, art. 22 DPR 600/1973 per la documentazione fiscale), tutela del cliente in caso di contenziosi, archiviazione storica richiesta da specifiche normative ambientali.
Quadro normativo della conservazione
| Fonte normativa | Durata | Oggetto |
|---|---|---|
| ISO/IEC 17025 cl. 8.4 | 10 anni minimo | Rapporti di prova e dati grezzi |
| Art. 2220 codice civile | 10 anni | Scritture contabili e documenti |
| Art. 22 DPR 600/1973 | 10 anni | Documentazione fiscale |
| DM 17 giugno 2014 | 10 anni | Conservazione sostitutiva fatture |
| Art. 5.1.e GDPR | Limitato allo scopo | Principio di limitazione conservazione |
| D.Lgs. 18/2023 art. 6 | Almeno 5 anni | Dati di monitoraggio acque potabili |
Cosa conserviamo per dieci anni
- Rapporto di prova firmato digitalmente in formato PDF/A
- Dati grezzi strumentali (cromatogrammi, spettri) richiamabili
- Catena di custodia e moduli di accettazione campione
- Verbali di taratura e manutenzione strumentale collegati
- Materiali di riferimento e controlli qualita del lotto analitico
- Eventuale documentazione di contestazione e risposta
Accesso continuativo per il cliente
Per tutta la durata di conservazione (dieci anni) puoi scaricare il referto in qualsiasi momento dall'area cliente, senza costi aggiuntivi. Su richiesta possiamo anche emettere una copia conforme con timbro e firma originali per usi notarili.
Conciliazione tra GDPR e obbligo conservativo
Il GDPR (art. 5.1.e) impone di conservare i dati per il tempo strettamente necessario alla finalita'. L'obbligo decennale ISO 17025 e fiscale rappresenta una finalita' legittima ulteriore (art. 6.1.c GDPR, obbligo di legge) che giustifica la conservazione anche se l'interessato chiede la cancellazione. Questa e' la base giuridica con cui possiamo rispondere a una richiesta di cancellazione mantenendo i referti necessari.
Cosa succede dopo i dieci anni
Trascorso il decennio i referti vengono archiviati in storage offline a lungo termine per ulteriori cinque anni a fini di consultazione storica e statistica anonimizzata. Successivamente vengono cancellati definitivamente con procedura documentata. Per i clienti business con piano analisi annuale possiamo concordare conservazioni piu' lunghe se utili a dimostrare trend pluriennali in caso di ispezioni o contenziosi.
Archiviazione tecnica
I referti sono archiviati su due infrastrutture indipendenti: un sistema gestionale LIMS principale (in Italia, conforme AgID) e una conservazione sostitutiva ai sensi del DM 17 giugno 2014 presso conservatore accreditato AgID. Questo doppio binario garantisce sia la disponibilita' immediata via area cliente sia la valenza legale dell'archivio digitale a lungo termine.
Tabella riassuntiva conservazione per categoria
| Categoria documento | Durata | Supporto | Recuperabilita |
|---|---|---|---|
| Rapporto di prova firmato | 10 anni | PDF/A su LIMS + AgID | Area cliente immediata |
| Cromatogrammi e dati grezzi | 10 anni | Database LIMS cifrato | Su richiesta DPO 5 gg |
| Modulo accettazione campione | 10 anni | Cartaceo + scan PDF/A | Su richiesta 10 gg |
| Verbale prelievo CoC | Fino a chiusura procedimento | Cartaceo sigillato + PDF | Su richiesta 5 gg |
| Fatture elettroniche | 10 anni | Conservatore AgID | Cassetto fiscale |
| Archivio storico anonimizzato | 11-15 anni | Storage offline cifrato | Solo statistica aggregata |
Eccezioni e conservazioni prolungate
Esistono casi in cui la conservazione si estende oltre i 10 anni: (a) referti collegati a procedimenti giudiziari pendenti restano archiviati fino alla sentenza definitiva e per i 5 anni successivi (art. 2946 c.c. per la prescrizione ordinaria); (b) referti su strutture sanitarie o RSA possono essere richiesti dalla Direzione Sanitaria per piu' di 10 anni in caso di contenzioso medico-legale; (c) catena di custodia per inquinamento ambientale (D.Lgs. 152/2006) puo' estendere la conservazione fino a 30 anni in casi specifici di danno ambientale permanente.
Copia conforme con valore legale
Su richiesta scritta possiamo rilasciare una copia conforme del referto, con timbro e firma autografa del responsabile tecnico, oltre alla firma digitale PAdES. La copia conforme ha valore probatorio equivalente all'originale ed e' particolarmente utile per usi notarili, vendita immobiliare, perizie tecniche d'ufficio. Il rilascio avviene in 5 giorni lavorativi al costo di 25 euro per documento.
In sintesi
- Conservazione decennale obbligatoria per ISO 17025 e norme fiscali
- Referti scaricabili gratuitamente dall area cliente per 10 anni
- Doppia archiviazione: LIMS interno + conservatore accreditato AgID
- L'obbligo di legge prevale sulla richiesta GDPR di cancellazione
- Archiviazione storica anonimizzata fino a 15 anni totali
- Conservazione prolungata per CoC giudiziarie e danno ambientale
- Copia conforme con valore legale rilasciata in 5 gg a 25 euro
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